No entanto, mesmo com o grande uso desse veículo de comunicação, poucos são os negócios que conseguem utilizar adequadamente as mensagens para WhatsApp em suas demandas. Para que sua empresa não enfrente problemas com o mau uso desses recados, é válido adotar o uso de modelos já prontos para um melhor atendimento. Veja as melhores mensagens para atendimento via WhatsApp!

O que considerar ao planejar as mensagens para atendimento ao cliente via WhatsApp?

Quando se planeja mensagens para atendimento no WhatsApp, o principal ponto a se considerar é que o recado deve facilitar o caminho do cliente para resolver a demanda. Desde que a popularidade do WhatsApp como ferramenta de atendimento chamou a atenção das empresas, tornou-se necessário explorar o potencial da comunicação da ferramenta.

Após diversos estudos das companhias sobre como utilizar o WhatsApp de forma adequada para resolver as demandas dos clientes, foi necessário guiar outros estudos para elencar pontos que as mensagens devem conter. Independentemente do objetivo delas, é importante considerar os seguintes pontos:

• Objetivo do atendimento;

• Características do cliente;

• Quantidade de clientes;

• Fluxo das mensagens.

Organizar as mensagens para atendimento via WhatsApp com base nos pontos listados vai garantir que os recados sejam enviados de maneira organizada e que cumpram o objetivo estabelecido. Lembre-se de que as empresas precisam manter um tom educado junto com uma escrita objetiva e facilmente compreensível como pré-requisitos para a criação de mensagens eficazes no WhatsApp.

24 mensagens para atendimento via WhatsApp

O entendimento sobre as mensagens para atendimento no WhatsApp é essencial para manter a eficiência dessa etapa em sua empresa. Para melhor entendimento de como realizar todo o processo, é importante ver os diferentes tipos de mensagem juntamente com uma descrição apropriada de cada uma.

Mensagem de saudação

As mensagens de saudação no atendimento via WhatsApp costumam ser o primeiro contato do cliente com sua empresa. Portanto, é extremamente importante garantir que esse recado deixe o cliente confortável e à vontade para resolver suas demandas com o negócio.

Com base nisso, geralmente o modelo mais eficaz de mensagem de saudação é aquele que apresenta o nome do atendente e pergunta qual a questão a ser resolvida. Além de fornecer o fator humano com a identificação de quem está atendendo, esse tipo de recado é direto e auxilia na solução rápida dos problemas. Para isso, vale verificar mensagens que seguem os seguintes modelos:

1. Seja bem-vindo à empresa X. Sou (colocar o nome do atendente) e vou te ajudar com sua necessidade. O que posso fazer por você?

2. Olá, cliente X! Como posso te ajudar hoje?

3. Oi! Agradecemos o seu contato. Como podemos te auxiliar?

Observe que todos os exemplos tentam fazer o cliente se sentir o mais confortável possível para expressar suas dúvidas da maneira mais clara possível. Recomendamos que você evite fazer muitas perguntas na primeira mensagem para não pressionar demais o cliente e deixá-lo incomodado com a interação.

Mensagem de conexão

As mensagens de conexão são excelentes escolhas para gerar uma proximidade maior entre a empresa e o cliente. Por conta desse objetivo, o segredo para esses recados é focar em uma boa geração de empatia, juntamente com o encorajamento ao consumidor para executar uma ação. 

Assim, você precisa transmitir segurança no que é oferecido pelo negócio, de acordo com o que o cliente deseja na mensagem. Estipule criar as mensagens para atendimento no WhatsApp para estabelecer uma conexão com seus clientes através dos modelos destacados abaixo:

1. Ótimo gosto! Eu sempre fico impressionado com a qualidade que esse produto oferece.

2. Relaxa! Sua dúvida é bem comum entre os nossos clientes. Estamos bem acostumados a resolver demandas desse tipo.

3. Está com dúvidas sobre o produto/serviço X? Gostaria de uma descrição detalhada sobre ele?

Outro ponto muito importante desse tipo de mensagem é utilizar, em boa quantidade, os sinais de pontuação que expressam emoção, como a exclamação. Com esses elementos, é possível promover um fator humano muito importante para a geração dos sentimentos mencionados acima.

Mensagem de confirmação da compreensão da demanda

Mensagens de confirmação da compreensão da demanda devem ser bem claras e expressar com clareza o entendimento relacionado à solicitação do cliente. A partir dessas exigências, torna-se possível realizar o atendimento de forma eficaz e proveitosa.

Por isso, o tom indagador e acolhedor são as grandes exigências para fazer mensagens para atendimento no WhatsApp nesse formato. Junto a isso, você perceberá nos modelos abaixo a importância de fazer com que essas mensagens incentivem o cliente a fornecer detalhes sobre a solicitação.

1. (Nome do cliente), você se importaria de responder algumas perguntas simples para que eu possa te prestar o melhor atendimento possível?

2. Entendido. Vou repetir sua explicação para garantir que entendi seu problema, certo?

3. (Nome do cliente), pode confirmar se meu entendimento está correto? (Diga o que você entendeu).

Assim como as mensagens de geração de conexão, os recados de confirmação da demanda precisam fazer o cliente se sentir próximo e à vontade para explicar o que foi solicitado. Junto a isso, você precisa garantir o entendimento adequado para obter as informações mais precisas da interação realizada.

Mensagem de resolução da demanda

As mensagens de resolução das demandas são aquelas em que se comunica que determinada questão será resolvida. Portanto, esse é um dos recados mais importantes e mais frequentemente utilizados, pois é a garantia de que a empresa reconhece determinado problema e está providenciando uma solução.

Esses tipos de mensagem para WhatsApp são indispensáveis para tranquilizar o cliente em relação a um problema que precisa ser resolvido com urgência. Para cumprir com essas ideias, seguem as frases abaixo que vão te fornecer boa orientação:

1. Compreendo o problema e sinto muito pelo transtorno que isso te causou. Estamos trabalhando em uma solução o mais rápido possível.

2. Este problema requer bastante urgência. Irei acionar toda a equipe para te fornecer uma resposta o mais rápido possível, tudo bem? 

3. Não queremos que esta seja a sua experiência com a nossa empresa. Farei o máximo que puder para te trazer uma resposta em alguns minutos. Poderia aguardar?

Para compor boas mensagens desse tipo, você precisa mostrar que a empresa se importa com as demandas solicitadas e fornecer espaço para que o cliente se posicione sobre a resolução apresentada. Assim, ele poderá julgar com mais precisão se teve o atendimento adequado para suas necessidades. 

Mensagem de instrução

Fornecer instruções através de mensagens para atendimento no WhatsApp é muito interessante para situações em que o cliente precisa executar etapas. Assim, o interessado poderá resolver os problemas de maneira independente, mas com o suporte necessário.

Portanto, como sua empresa precisa ensinar as ações que devem ser tomadas, as mensagens precisam ser extremamente claras, objetivas e capazes de fornecer o caminho mais fácil para o cliente. Com base nesses pontos, seguem os modelos de frases que atendem a esses requisitos:

1. Esse problema se resolve em alguns minutos. Para fazer isso, (Descreva um passo a passo para a resolução)

2. Vamos resolver isso com calma. Inicialmente, você deve (Descreva o passo a passo para o cliente solucionar o problema).

3. Não se preocupe, esse problema costuma aparecer com certa frequência. Você vai precisar fazer o seguinte: (Descrever como o cliente resolverá o problema)

Mesmo que todos os modelos se baseiem na mesma ideia, utilizá-los corretamente fará com que seu cliente se sinta bem atendido e terá um vínculo mais forte com sua empresa. Por isso, sempre releia as instruções fornecidas para verificar se a abordagem realmente é a mais clara possível.

Mensagem de agradecimento

Boas mensagens de agradecimento são ótimas formas de garantir que seu cliente teve a devida atenção e possibilitar a criação de ótimos vínculos. Com esse ato, portanto, o comprador se sentirá satisfeito ao saber que a empresa o reconhece como peça-chave para o sucesso no mercado.

Para cumprir com esse objetivo, as mensagens de agradecimento no WhatsApp devem manter um tom amigável e uma linguagem que expresse felicidade pelo que o cliente realizou. Baseado nisso, observe os seguintes modelos:

1. Você é um cliente entre um milhão! Estamos muito felizes com sua proposta e muito em breve vamos passá-la para os nossos profissionais.

2. Agradecemos muito a sua confiança em nossos produtos/serviços!

3. Ter a companhia de boas pessoas é o que nos faz crescer a cada dia. Obrigado pela confiança!

Perceba que nessas frases você pode fazer uso de algumas expressões mais populares, mas sempre mantendo o formalismo da linguagem de uma empresa. Utilize essas mensagens sempre que o cliente fornecer ideias interessantes ou fizer uma ação muito importante para a empresa, como uma recomendação, por exemplo.

Mensagem de cobrança

A mensagem de cobrança é uma das que mais exigem cuidado por parte do atendente devido ao risco de soar grosseiro ou invasivo. Caso não se tenha a devida atenção a esse detalhe, a empresa corre o risco de gerar um clima ruim com o cliente e, dessa forma, perder a chance de negociar adequadamente com ele.

Por outro lado, o recado precisa ser bem claro e facilmente compreensível para garantir que o cliente entenda sobre a dívida que ele tem. Logo, para manter a educação e ter certeza de que a mensagem foi compreendida, seguem abaixo alguns modelos que cumprem com essa proposta:

1. Olá, cliente X. Tudo bem? Vimos que o pagamento referente ao mês x não foi encontrado. Há algum problema? Se sim, responda esta mensagem com o contratempo. Agradecemos!

2. Cliente X, o dia de vencimento da sua fatura está chegando. Que tal quitar suas dívidas sem juros para manter tranquilidade na sua vida financeira através da chave Pix (dizer qual é a chave) ou através do código de barras (Dizer qual é o código)?

Como esse modelo de mensagem exige um cuidado maior e alguns conhecimentos interessantes, é preciso complementar sua bagagem para fornecer o melhor recado possível. Por isso, cabe conferir os modelos de mensagem de cobrança para clientes mais adequados do mercado!

Mensagem de ausência

As mensagens de ausência são aquelas em que não há nenhum atendente disponível no momento em que o recado chega. São bastante úteis principalmente por garantir que o cliente não perca o interesse no negócio, mesmo que não haja possibilidade de atendimento no momento.

Considerando isso, é preciso formar uma mensagem que possa dar uma ideia de quanto tempo levará para o atendimento com uma pessoa poder ocorrer e, se possível, evitar que o cliente perca o interesse. A fim de cumprir com esses objetivos, destacam-se os seguintes tipos de mensagens:

1. Agradecemos o contato com nossa empresa. Infelizmente, não temos nenhum atendente disponível no momento. Poderia aguardar até nossos profissionais retornarem? Agradecemos a compreensão.

2. Olá! Infelizmente, não temos nenhum atendente disponível no momento. Funcionamos das 8h às 18h. Enquanto você espera a possibilidade de atendimento, que tal conferir as ofertas em nosso site?

De todas as frases citadas, a segunda é bastante interessante, principalmente por direcionar o cliente para a área das ofertas disponíveis no negócio. Assim, o interessado poderá ter contato com o empreendimento mesmo que ninguém o atenda naquele momento.

Mensagem para clientes irritados

Os clientes irritados precisam de mensagens mais cuidadosas devido ao fato de a raiva afetar muito a qualidade da comunicação. Geralmente, parte dos problemas desse tipo de conversa surge pelo fato de a interação já iniciar em um tom agressivo, seja por um erro da companhia ou por qualquer outro motivo.

Como a situação já envolve muitas complicações, as mensagens para clientes irritados precisam levar a cordialidade e expressar disponibilidade para resolver o problema com mais intensidade. Logo, a partir desses pontos, observe quais mensagens apresentam esses pontos:

1. Perdão por essa situação acontecer com você. Conte para mim os detalhes da situação para resolvermos da melhor forma possível, por favor.

2. Entendemos a sua frustração e estamos aqui para auxiliá-lo. Poderia contar o que ocorreu para pensarmos na melhor solução juntos?

Todas as mensagens anteriores são capazes de mostrar ao cliente que o problema foi percebido e que será solucionado assim que houver a possibilidade. Portanto, as mensagens para os clientes mais irritados precisam trazer a calma e a comunicação como centro de interação novamente.

Com o conhecimento das melhores mensagens para atendimento no WhatsApp, você certamente conseguirá melhorar a qualidade dessa etapa em suas próximas negociações. Devido às aplicações de cada uma exigirem cuidados e modelagens específicas, sinta-se disposto a verificar as informações sempre que necessário!